Outils et bonnes pratiques

Communications

La coopérative Tambour table sur des pratiques de communication orales et rédactionnelles exemplaires, c'est la base de tout notre travail.

En ce sens nous visons à :

  • Être le plus efficace possible dans tous nos mandats ;

  • Assurer des délais de réponses raisonnables (généralement moins de 48h) à tout téléphone ou tout courriel d'un client ou partenaire actif. Il est recommandé d'aviser le client ou partenaire en cas de délais plus long pour des circonstances incontrôlables ;

  • Se présenter à tous les rendez-vous et aviser la personne rencontrée en cas de tous délais ;

  • Communiquer rapidement tout changement, imprévu majeur aux clients, partenaires et autres membres de la coop ;

  • Utiliser un langage, clair, limpide, synthétique et sans fautes pour toutes les communications écrites et orales et ce dans toutes les langues utilisées par les membres de la coopérative. (Tout en se permettant d'utiliser la langue de façon créative).

Bien sûr rien n'est parfait, parfois on se plante et plus souvent qu'on voudrait, on se retrouve en encabanement. On tente quand même d'aller vers nos visées.

Outils et modèles de base

Les outils et modèles choisis par les membres de la coopérative sont utilisés par tous les membres de la coop pour assurer un standard de qualité de service. Il est possible de proposer à la coop des nouveaux outils ou pratiques ou d'expérimenter des nouveaux outils sur des projets spécifiques.

Tous les documents de travail pour les projets clients sont partagés avec l'ensemble des membres travailleurs de la coop à travers le dossier drive de la coop, sauf en cas d'ententes de confidentialité particulières. Les changements à la structure de base dossier de travail collectif devraient être discutés aux rencontres trimestrielles avant tout changement.

Tous les projets partenariaux sont accessibles à l'ensemble des membres de la coop (soutien et travailleurs) dans le dossier drive projet partenariaux.

Communications externes

  • Site web Weebly

  • Page LinkedIn

  • Page Facebook

  • Carte d'affaires avec la couleur du membre

Communications internes

  • Slack pour les discussions quotidiennes

  • Airtable pour la planification trimestrielle et l'intelligence collective

  • Appear.in/tambour pour nos rencontres à distance

Administration

  • Timely pour le suivi des banques d'heures

  • Wave pour la facturation client

  • Google drive pour presque tout

Démarchage

  • Modèle d'offre de service

  • Modèle de facture

  • Modèle de pitch

  • Modèle de brief

Structure des dossiers de financement

Un dossier de demande de subvention, de prêt ou d'appui demande beaucoup de documents, on tente d'utiliser toujours la même structure pour faciliter la vie à la coop et aux clients. On créé un nouveau dossier dans le dossier client pour chaque projet réalisé pour le client ou pour les projets partenariaux.

Brief

Au début d'un nouveau projet, on reprend généralement plusieurs éléments de l'offre de service dans un fichier 00-Brief.gdoc qui contient :

  • Les dates de tombées

  • Les documents nécessaires numérotés (ex: 01 - Formulaire) avec des liens vers les documents liés directement dans le document

  • Les critères du bailleurs de fonds

  • La grille d'évaluation pour évaluer le projet avant envoi (lorsque disponible)

Quand on dit "il faut être tous sur la même page", le fichier 00-Brief, c'est cette page. On centralise les communications autour d'un dépôt avec le client dans ce document à travers les commentaires en utilisant la balise @courriel@client.com pour communiquer avec le client.

Chaque document ajouté au dossier de travail devrait donc être numéroté selon les indications dans le fichier brief.

Pitch

Pour les projets qui demanderont plusieurs dépôts de demandes de soutien et financement, on recommande la création d'un fichier de pitch global qui servira à l'ensemble des dépôts et à l'ensemble des démarches. On utilise une structure simple et on tente de limiter le document entre 5 et 20 pages.

Les sections typiques sont

  1. Résumé executif (1 page)

  2. Problématique

  3. Projet

  4. Objectifs

  5. Retombées

  6. Partenaires (financiers et symboliques)

  7. Calendrier (optionnel)

  8. Budget (optionnel)

Notre dossier drive contient plusieurs pitch sur lesquels il est possible de se baser pour en monter des nouveaux, on ne réutilise bien sûr jamais les contenus, seulement la structure.